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El blog de Glyphstock

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¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos según la normativa?

16 de Noviembre de 2017

Generamos información que debemos conservar durante determinado plazo de tiempo. ¿Sabes cuánto tiempo hay que guardar las facturas para hacienda, las nóminas de tu empresa o la documentación clínica? 

A título informativo, pasamos a comentar varios supuestos.
Con carácter general, p.e, la Ley General Tributaria española establece,tanto para empresas  el plazo general de prescripción de 4 años. a contar desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones, para que Hacienda determine  la oportuna liquidación la deuda tributaria, exigiendo el pago. También los contribuyentes tienen 4 años para solicitar la devolución de sus impuestos.
El Código de Comercio nos indica que la documentación  que afecte al ámbito tributario de las empresas han de guardarse durante 6 años.
El plazo de prescripción para la comprobación de las bases imponibles negativas y las deducciones es de 10 años desde la finalización del plazo de presentación de la declaración en que se generaron.
El plazo de prescripción para los ejercicios en que se han generado esos incentivos es de  de diez años, salvo que el último ejercicio en que han sido aplicadas ya haya prescrito.
También hay documentación que hay que preservar  más allá de los cuatro, seis e incluso diez años indicados anteriormente. En el caso de una empresa que puede amortizar determinados gastos y activos y carga esos gastos en la cuenta de resultados de ejercicios futuros, puede ser comprobado por  la inspección de donde sale este derecho. Para las facturas y comprobantes el plazo de prescripción computa desde el ejercicio de la última amortización realizada. Lo mismo pasa con gastos e ingresos que se van imputando durante varios ejercicios en la cuenta de pérdidas y ganancias.
Los auditores de cuentas y las sociedades de auditoría de cuentas han de conservar y custodiar durante el plazo de cinco años, a contar desde la fecha del informe de auditoría, la documentación referente a cada auditoría de cuentas por ellos realizada, incluidos los papeles de trabajo del auditor que constituyan las pruebas y el soporte de las conclusiones que consten en el informe.     
La Ley 10/2010 de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo establece que los sujetos obligados conservarán durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente Ley.
Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial.
La industria hotelera deberá conservar los libros registro  durante tres años a disposición de las Fueras y Cuerpos de Seguridad.

A veces se ha de consultar o utilizar, de forma particular o como empresa, información generada hace mucho tiempo, como p.e. las escrituras de compraventa de acciones/  participaciones, compraventa de un inmueble,  contratos a largo plazo, cartilla de vacunas de los hijos,  etc, que es aconsejable preservar indefinidamente de forma segura e imborrable.

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